Фотограф существует в бесконечном потоке задач: пообщаться с клиентами, назначить съемку, договориться со студией, отретушировать материал… Если вы живете в таком ритме уже долго, то, скорее всего, пробовали хотя бы один инструмент планирования: заметки, доску, листы… И если это сработало, то вам можно не читать статью, вы нашли метод, который вам подходит. Но часто бывает так, что человек пробует разные инструменты, но через время бросает их из-за неэффективности. Тут дело не в том, что плох инструмент, а в том что он не подходит конкретному человеку. Кто-то любит следовать четким системам, кому-то нужны более гибкие варианты, у кого-то не работает долгосрочное планирование, но хорошо показывают себя недельные мини-спринты. В идеале – попробовать разные варианты и выбрать свой, но если хочется попасть в яблочко сразу, обратите внимание на методы, которые подходят вашему типу личности. Обо всем подробнее мы рассказываем в статье ниже.
Определите тип личности: консерваторы и хаотики
Консерваторам легко укладывать свои дела в поэтапные системы и следовать им. Они выделяют время на конкретную задачу и занимаются только ею в течение этого периода.
Хаотикам системное планирование не подходит, так как они делают сразу несколько дел параллельно. Занимаются одной задачей, отвлекаются на вторую, третью, возвращаются к первой и т.д.
Чаще всего, два этих типа существуют вместе в человеке. Какие-то задачи мы решаем системно, какие-то в общем потоке. Но один тип в любом случае преобладает.
К результату приходят и те и другие, просто разными путями. Нет плохих и хороших, надо принять особенность своего характера и организованности и работать в соответствии с ним. Далее мы распределили разные инструменты по двум категориям: консерватор и хаотик.
Планирование для консерваторов
Большинство книг о планировании и тайм-менеджменте написаны именно для консерваторов. Им подходит практически любая система, рассмотрим несколько.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – золотой стандарт планирования. Какие параметры для вас характеризуют любую задачу? Скорее всего: как быстро ее нужно выполнить (дедлайн), насколько это дело важно и ценно, какие эмоции вызывает задача (выполните ее с удовольствием или «съедите лягушку» – о «лягушках» поговорим ниже).
Матрица Эйзенхауэра учитывает первые два параметра срочность и важность. В соответствии с ними все задачи можно разбить на 4 группы:
- важное и срочное – в приоритет,
- важное, но не срочное – запланировать,
- срочное, но неважное – делегировать,
- несрочное и неважное – удалить или делегировать.
Если вы пока не делегируете, то в приоритет ставьте задачи первой и третьей группы, остальное запланируйте или удалите в соответствии с пунктами выше. Такую таблицу можно делать на день/неделю/месяц.
Система 1-3-5
Подходит для планирования на день. Вы пишите одну крупную задачу, три средних и пять мелких. В рамках этого метода задачи различаются по своей ресурсоемкости, но не по срочности и важности. Поэтому метод лучше использовать с делами без строго дедлайна. Но есть и альтернативный вариант использования этого метода. Не обязательно в один день выполнять все написанные дела, можно поработать над одной крупной ИЛИ тремя средними ИЛИ пятью мелкими. Остальные задачи переносятся на следующий день. Этот подход можно сочетать с другими инструментами планирования.
Планирование для хаотиков
Мини-спринты
Например, в редакции мы ставим задачи на неделю и раз в неделю организуем созвон, на котором обсуждаем проделанную работу и планируем следующие шаги. Метод подходит как для командного применения, так и для личного.
Напишите задачи на неделю и распределите их по дням, учитывая ресурсоемкость и срочность каждого дела. Срочные ставьте на начало недели, если они затратны по времени, то добавляйте к ним только мелкие задачи. Если со срочными задачами вы справитесь быстро, то можно добавить к ним более крупные.
Письменное планирование
Хаотикам будет полезно писать свои планы от руки, так как писательские практики лучше укладывают информацию в мозг. Благодаря чему картинка планирования станет яснее и нагляднее. Визуальное оформление можно подобрать под себя: таблицы, графики, кто-то расписывает задачи даже в виде елки, так что не стесняйтесь искать свой оригинальный вариант – главное удобство и эффективность.
Попробуйте разработанные специально для фотографов планеры от студии стильных шаблонов Ирины Мироновой. Пространство в них уже разбито на удобные блоки под профессиональные потребности фотографа: фотопроект, данные заказчика, необходимый реквизит, оборудование, финансы, прибыль проекта и другое.
Канбан
На короткие дистанции планирования хаотикам подойдут канбан-доски. Популярный и эффективный инструмент. В нем есть три поля: список задач, в работе, завершенные. Подход позволяет отслеживать этапы реализации дел. Посмотрев на доску, вы сразу определите задания, к которым еще не приступали, которые зависли. На этой основе можно быстро редактировать планирование, что важно для хаотиков.
Как не откладывать то, что хочется отложить
Не проблема, а возможность
Метод из книги В. Зиммерль и К. Зиммерль «Коучинг. Вперёд, от ресурса к цели».
Опишите сложную или проблемную ситуацию в четырех предложениях. Потом опишите эту же ситуацию, перефразировав каждое предложение по смыслу в то, что даст вам шанс и возможности. Наше восприятие сильно влияет на результат выполнения задач. Если мы относимся к делу негативно, то и сделаем его соответственно. Если же мы будем работать над ним ради нового опыта и шанса, то результат может очень отличаться.
Съесть лягушку
В любом списке дел, найдутся задачи, которые хочется отложить, потому что они крупные или неприятные. Начинайте свой день именно с них. Представьте, на подъеме сил, в начале рабочего дня вы выполняете самую энергоемкую или неприятную задачу, а потом остаются мелочи. Если лягушек несколько, начинайте с самой неприятной, остальные распределите по дням в пределах дедлайнов. Главное здесь, не мешкать и приступать к работе как можно быстрее. Если «лягушка» слишком большая, ешьте по кусочкам: разбейте ее на маленькие шаги и выполняйте поэтапно.
Дехвостинг
Как и с «лягушками», в любом списке есть дела, которые висят там долго. Они либо начаты и не завершены, либо даже не начаты. Они тормозят, вызывают чувство вины, тратят ваши силы, даже несмотря на то, что вы не работаете над ними. Волшебной таблетки от «хвостов» не существует, но попробуйте следующий метод.
Выпишите отдельно все хвосты, сгруппируйте их по каким-то общим параметрам, распределите группы по более свободным дням и придумайте вознаграждение за закрытие этих задач. По мере выполнения хвосты будут менять статус выполнения: из зависших переходить в дела «в процессе» и становиться частью общего планирования. Вы как бы вытаскиваете из мешка задачу «за хвост» и постепенно начинаете с ней работать.
Резюме
- Сначала определите свой тип личности: легко ли вам следовать системе или нужны более гибкие инструменты.
- Составьте список задач и охарактеризуйте каждую по времени выполнения, важности, эмоциональной окраске.
- Распределите задачи в необходимом промежутке времени, миксуя их по разным параметрам в соответствии с описанными выше инструментами.
- Не забывайте про «хвосты» и «лягушек», работайте с ними.
